Business Meeting aber richtig – Wie läuft ein Business Meeting richtig ab? Wer wird zuerst begrüßt? Wann ist der passende Augenblick um meine Visitenkarte zu überreichen? Da es sich um potentielle Kunden und Partnerschaften handelt, ist es umso wichtiger, dass beim Business Meeting alles glatt über die Bühne läuft. Das und noch vieles mehr erklären wir euch in diesem Ratgeber für Business-Meetings
Wen grüße ich zuerst?
Wen ihr zuerst grüßen sollt, spielt mittlerweile keine so große Rolle mehr, falls ihr aber dennoch unsicher seid, so grüßt zuerst alle Gäste und Kunden, gefolgt vom Ranghöchsten. Bei gleichem Rang begrüßt ihr zunächst die Damen beziehungsweise Älteren. Besonders wichtig hierbei ist, dass ihr während der Begrüßung stets Augenkontakt haltet.
Möchtet ihr dennoch als erstes den CEO grüßen, müsst dafür aber an anderen Personen, die ebenfalls schon warten begrüßt zu werden vorbeilaufen, dann ist es besser erst diese zu begrüßen und anschließend erst den CEO.
Wann ist der richtige Zeitpunkt zum übergeben meiner Visitenkarte?
Zunächst einmal ist es elementar wichtig, dass ihr überhaupt eine schöne, ansprechende und aussagekräftige Visitenkarte habt, welche euch und eure Firma vorstellt. Sie ist das Aushängeschild. Auf der Visitenkarte sollten die wichtigsten Infos wie Name, E-Mail, Telefon und das Firmenlogo abgebildet sein. Haltet eure Visitenkarte clean, damit derjenige, der sie bekommt nicht einen halben Roman lesen muss, um herauszufinden wer ihr seid.
Schöne Visitenkarten könnt ihr in der Online Druckerei für Geschäftskunden viaprinto gestalten bestellen. Dort könnt ihr verschiedene Formate auswählen und mithilfe des Konfigurators professionele Visitenkarten gestalten. Achtet unbedingt darauf, dass eure Visitenkarte nicht zugemüllt ist, ihr präsentiert schließlich euch und eure Firma.
Wann genau der richtige Zeitpunkt zum übergeben der Visitenkarte ist, ist nicht genau festgelegt. Hier scheiden sich die Geister. Teilt ihr diese zu Beginn des Meetings aus, so helft ihr einem mit schlechten Namengedächtnis aus der Patsche. Am Ende des Meetings ist es jedoch auch vollkommen in Ordnung. Nur während dem Meeting ist es eher unangebracht.
Wichtig! Auch wenn ihr eine Visitenkarte bekommt, die Karte direkt einzustecken, gilt als unhöflich. Schaut euch die Karte kurz an, haltet sie noch etwas in den Händen bzw. legt sie vor euch hin und erst später steckt ihr sie ein.
Goldene Regeln beim Business Meeting
Zu spät kommen ist ein absolutes No-Go, das sollte euch sicher der Hausverstand sagen. Sollte es aber dennoch einmal vorkommen, so gebt dem Kunden/Partner so früh wie möglich Bescheid. Falls er schon im Büro bei euch ist, improvisiert und organisiert kleine Snacks, Kaffee, Tee etc. dass ihr die Wartezeit so angenehm wie möglich gestaltet.
Solltet ihr zu spät zu einem Meeting kommen und dieses hat bereits angefangen, so setzt euch einfach leise auf euren Platz. Spart euch eine Entschuldigung und unterbrecht das Meeting nicht. Entschuldigen könnt ihr euch während der Pause.
Das richtige Verhalten während dem Meeting
Vergewissert euch, dass sämtliche Störquellen wie z.B. Telefon etc. aus bzw. auf „Stumm“ geschalten sind. Es gilt als extrem unhöflich das Telefon auf den Tisch zu legen. Noch schlimmer: das Telefon in der Hand zu halten und herumzuspielen.
Sitzt außerdem aufrecht und haltet stets Blickkontakt mit dem Sprecher. Eine allzu legere Sitzhaltung macht einen schlechten Eindruck und das wollt ihr bestimmt nicht.
Essen und Trinken während dem Meeting ist ebenfalls unangebracht, außer es findet in einem sehr kleinen, internen Kreis statt. Und selbst da, auch nur wenn ihr vorher Bescheid gegeben habt. Wasser steht normal ohnehin auf dem Tisch, für alle anderen Formen der Nahrungsaufnahme sind die Pausen da!
Sollte ich mein Jacket während dem Meeting ausziehen? Vor allem im Sommer können die Temperaturen schon einmal unangenehm werden und euch ins schwitzen bringen. Generell verbietet niemand das Jacket auszuziehen, doch wartet auf jeden Fall so lange, bis der Ranghöchste sein Jacket auszieht, anschließend könnt ihr es auch machen.
Wenn das Meeting länger als geplant dauert
Es kann immer einmal vorkommen, dass ein Meeting länger dauert als anfangs geplant. Habt ihr einen wichtigen Termin, den ihr unbedingt einhalten müsst, dann gebt am besten zu Beginn des Meetings dem Leiter Bescheid, dass er evtl. vorbereitet ist.
Wenn ihr entspannt und natürlich auftretet, höflich sind und den Teilnehmern aufmerksam zuhört, macht ihr immer einen guten Eindruck – auch wenn ihr einmal einen Fehler macht. Wichtig ist nur, dass ihr selbstsicher auftretet.
